Purtroppo per molto tempo si è ritenuto che la funzione acquisti fosse da relegare ad un ruolo di comprimaria rispetto alle altre funzioni aziendali; oggi si è trasformata in un'organizzazione strategica e proattiva, potenzialmente in grado di contribuire quanto le altre funzioni di business, se non di più, alla crescita e al vantaggio competitivo.

La funzione acquisti ha iniziato ad assumere un profilo più elevato durante l'ultima recessione globale, quando il top management ha cominciato a preoccuparsi di quanto valore e risparmio erano nascosti nei materiali e nelle forniture che le aziende devono acquistare per svolgere la propria attività.

In effetti, per un'azienda-tipo, gli acquisti possono incidere dal 50% al 75% sul fatturato annuo, quindi è ovvio che anche modeste riduzioni in una tale base di costi possono avere un impatto molto consistente
Quindi se  un'azienda ha costi per acquisti pari al 60% del proprio fatturato con un utile pari al 3% , una riduzione del 3% sulla spesa per gli acquisti ha un'effetto sull'utile complessivo pari ad un'aumento del 60% del fatturato.
Oggi, nonostante siano pochi gli executive che ancora vedono la funzione acquisti così come era venti o trent'anni fa ( un puro centro di costo dalle responsabilità prevalentemente amministrative) la maggior parte delle aziende continua comunque a sottovalutarla e a non ottimizzarla al meglio delle sue possibilità 
Molte volte pensiamo che la ricerca esclusiva di nuovi mercati e nuovi sbocchi commerciali sia l'unica soluzione per aumentare la redditività aziendale mentre si potrebbe ottenere lo stesso risultato semplicemente con una gestione più attenta e professionale della funzione acquisti.
Non esiste un'unica strategia per la gestione degli acquisti ma di volta in volta vanno studiate soluzioni specifiche per la tipologia di azienda e di prodotti che si deve approvvigionare.

Il potenziale degli acquisti si articola in :

1. Prezzi/fornitori
2. Prodotto/innovazione
3. Organizzazione e metodologie di acquisto

Prezzi/fornitori :

È importante saper elaborare una mirata strategia di negoziazione specifica per ogni materiale di acquisto , questi ultimi li possiamo pensare suddivisi in:

• Materiali a basso valore o standard : la trattativa sul prezzo la fa da padrone le metodologie dell'e-procurement ovvero le aste telematiche potrebbero essere tra gli strumenti oggi più efficaci per ottenere i migliori risultati.
• Materiali bottleneck ( collo di bottiglia ): è importante la sicurezza di approvvigionamento meglio creare con i fornitori relazioni a lungo termine con pianificazioni dettagliate e precise su i tempi e quantità da fornire
• Materiali legati al profitto aziendale: acquisti di componenti o equipaggiamenti completi ; la strategia di acquisto deve ricercare l'ottenimento del migliore risultato possibile con una relazione cliente/fornitore improntata alla concorrenza sistematica.
• Materiali strategici : è più auspicabile un'impostazione della relazione cliente/fornitore più vicina alla partnerschip che alla concorrenza spinta.

Prodotto/innovazione

L'ufficio acquisti evoluto deve prendere parte allo sviluppo del prodotto già in fase di progettazione ed in questo caso è importante che chi ricopre la funzione acquisti abbia una adeguata preparazione tecnica.
In questo modo saremo sicuri che il nuovo prodotto (o rinnovato) sarà anche da subito competitivo sul mercato.
La formazione tecnica permette all'acquisitore di discutere a pari livello con gli uffici tecnici ed essere parte attiva nello sviluppo del progetto e nella scelta dei materiali e componenti.

Organizzazione e metodi

La sorpresa deve essere un elemento importante nella gestione di una trattativa di acquisto quindi è auspicabile che anche le metodologie di gestione dell'acquisto possano mutare nel tempo. Le metodologie di acquisto che di volta in volta potranno essere adottate (ma non limitate a)  sono :

• e-procurament: ovvero le aste telematiche ; presuppone la disponibilità di un portale informatico ed è più utile per i prodotti più facilmente standardizzabili.
• gara d'appalto: presuppone competenze tecniche e capacità di preparare un capitolato tecnico adeguato.
• scouting: ricerca di fornitori con particolare attenzione ai mercati emergenti ed ai prodotti tecnologici innovativi che il mercato molte volte propone. 

Più il mercato si fa globale, maggiore è il valore aggiunto che la funzione acquisti garantisce al conto economico dell'azienda grazie ad una abile ricerca di fornitori nei paesi emergenti low cost countries.

Attenzione che poi l'attività  di ricerca di riduzione della spesa deve essere accompagnata  anche da una altrettanto efficace azione di selezione, qualificazione e controllo dei partner/fornitori individuati: ovvero da un'ottica di semplice global sourcing passare ad una applicazione della global partnerchip. È importante  infatti che ai costi contenuti corrispondano anche qualità  del prodotto e puntualità  nel servizio; ogni acquisto per essere considerato positivamente portato a termine deve:

• Corrispondere ai requisiti tecnici definiti dagli uffici tecnici delle stazioni appaltanti
• Arrivare nei tempi prestabiliti senza ritardi
• Arrivare in qualità ovvero rispondere in maniera fedele alle specifiche tecniche predisposte ed in ottemperanza alle migliori caratteristiche costruttive ed in accordo alle regole dell'arte dello specifico settore.

Come si evince quella degli acquisti è diventata una attività  complessa che richiede competenze elevate e variegate.
Purtroppo sta scomparendo il sistema caratteristico dei nostri distretti industriali dove gran parte dei fornitori risiedevano all'interno di un raggio d'azione non superiore ai 20/30 km dalla propria sede ; la globalizzazione ci sta portando verso nuove sfide che ci portano ad uscire dalle logiche locali ma con stimoli nuovi e sempre più interessanti.